Telefoon aannemen

<<

Techniek:

  telefoneren

Toepassing:

  het aannemen van een bericht via de telefoon

Kernwoorden: telefoonformulier

Observatieformulier : Telefoon aannemen

Materiaal

Werkwijze

Waar moet je op letten?

telefoon

telefoonformulier

pen

1 Neem de telefoon zo snel mogelijk op.
2 Zorg dat je precies weet wat je moet zeggen als je de telefoon aanneemt. Zeg:- 'goedemorgen' of goedemiddag,- de naam van het bedrijf,- je eigen naam.
3 Noteer wat de beller te zeggen heeft op het telefoonformulier.
4 Zorg ervoor dat je alle gegevens te weten komt die nodig zijn om het bericht bij de juiste persoon te bezorgen. Probeer je aandacht bij het gesprek te houden, laat je niet afleiden door dingen die om je heen gebeuren. Speel tijdens het gesprek niet met sieraden of telefoonknopjes en kauw nergens op. Dit kan aan de andere kant storend overkomen.
5 Herhaal de gegevens hardop, ter controle.
6 Rond het gesprek af. Je zegt dat je het bericht zult doorgeven aan degene voor wie het bestemd is. Je zegt goedendag. Je legt de hoorn pas neer nadat de beller dat heeft gedaan.
7 Controleer het door jou opgeschreven bericht op fouten.
8 Vul ook je eigen naam op het formulier in, achter 'Behandeld door'. De notitie moet ook voor iemand anders duidelijk leesbaar zijn.
9 Geef de notitie aan de juiste persoon.